クラウド会計を導入すべきか？　クラウド会計のメリットとデメリットについて解説

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2021年10月03日

 

最近は、ITの分野でクラウドの利用が広がっています。「Gmail」や「Yahooメール」などのWebメールや「Googleドライブ」や「Dropbox」などのストレージサービスを利用しているという人も多いのではないでしょうか。会計ソフトの世界も例外ではなく、「クラウド会計」を導入する企業が増えています。

 

クラウドの優れているところは、インターネット環境さえあれば、どのパソコンからも利用できるという点です。スマホに対応しているものであれば、外出先でもスマホから簡単に利用することができます。

 

インストール型のソフトウェアを使っている企業では、そろそろクラウド会計を導入すべきか迷っているという企業もあると思います。そこで、今回は、クラウド会計を導入した場合のメリットとデメリットについて解説したいと思います。

 

１　クラウド会計とは

クラウド会計とは、Web上で会計処理を行うことができるwebアプリケーションです。パソコンに会計ソフトをインストールする必要はなく、インターネット環境とWebブラウザがあれば利用することができます。クラウド会計は、Web上で入力ができるため、入力権限がある人にIDとパスワードを知らせておけば、どこからでも入力作業や帳票の出力ができます。

 

コロナ禍で、テレワークが増え自宅で仕事をする機会も増えましたが、領収書などを担当者から画像あるいはPDFで送ってもらえば、自宅で経理担当者が入力作業をすることもできます。また、いつでもリアルタイムで総勘定元帳、試算表、月次推移、売掛金残高等を出力できるので、経営判断が迅速にでき、債権の回収漏れも防ぐことができます。

 

クラウド会計を提供している事業者は多数ありますが、有名な事業者としては、「freee（株）」、「（株）マネーフォワード」、「弥生（株）」などがあります。それぞれ、「クラウド会計フリー」、「マネーフォワードクラウド会計」、「弥生会計オンライン」というサービスを提供しています。もし、顧問税理士がいる場合には、どれがおすすめか聞いてみるとよいでしょう。

 

クラウド会計を導入する場合、クラウド会計のサービスを提供しているサイトから申し込めばすぐに利用することができます。通常は、一定期間無料で試すことができるので、使いやすいかどうか試してから導入することをお勧めします。今ある会計ソフトからCSVファイルを出力することができるのであれば、書式を揃えた上で、クラウド会計にインポートすることができるので、スムーズにデータを移行することができます。

 

２　クラウド会計のメリットとデメリット

（１）メリット

○　インターネットに繋がる環境があればどこで利用できる
○　データのバックアップが不要
○　常に最新状態にアップデートされる
○　法改正にすぐに対応する
○　インターネットバンキングなどとの連携ができる
○　リアルタイムに財務分析ができる

 

（２）デメリット

○　インターネットに障害が発生すると使えなくなる。
○　買い切り型のソフトと違い継続的に費用が発生する
○　IDとパスワードの管理が必要になる
○　ハッキングによる情報漏えいリスクがある
○　複数人が使用するため削除等人為的ミスが生じるリスクがある
○　自社専用にカスタマイズすることができない

 

３　クラウド会計と税理士との関係

クラウド会計は、会計初心者でも使えると言われていますが、やはり簿記の知識はある程度必要になります。インターネットバンキングなどとの連携で手間や時間を削減することができるというクラウド会計のメリットを活かすためには、会計知識を使った設定を行う必要があるからです。会社の中に会計に詳しい人がいれば問題ありませんが、いないという場合には顧問税理士がいると安心です。

 

クラウド会計のメリットとして、税理士との連携があります。インストール型の会計ソフトでも会社と税理士事務所が同じソフトを使用していれば、データを共有することはできますが、データのやり取りが必要になります。

 

それに対しクラウド会計は、データのやり取りをしなくても税理士が直接会計情報にアクセスできるため、会社への対応がしやすくなります。コロナ禍で、対面で会って相談が難しい状況であっても、税理士からすぐに電話やメールなどでアドバイスを受けることができます。

 

データの入力については、クラウド会計を使うことで従来よりもかなり時間や手間を削減できるようになりました。しかし節税策の検討や立案などは会計ソフトでは対応できません。節税などを考える場合には、税の専門家である税理士に相談する必要があります。

 

また、クラウド会計を導入しても、税務申告は税理士が行った方が安心です。仮に税務調査の対象になった場合でも、税務申告を行った税理士が間に入って対応することが多く、安心して調査を受けることができます。

 

４　まとめ

今回は、クラウド会計のメリット、デメリットについて解説してきました。クラウド会計は、ネット環境さえあればどこでも使うことができる便利なものです。今後もいつ感染が拡大してテレワークが必要になるのかわかりません。

 

感染が落ち着いている時こそ、緊急時に備えていつでも仕事ができる環境を整えておくことが重要です。

 

クラウド会計の情報を税理士と共有しておければ、節税対策や経営上の情報分析についていつでも相談が可能になります。これを機会にクラウド会計について導入を検討してみてはいかがでしょうか。もし、クラウド会計について不明な点があれば当事務所までお問合せください。