マネーフォワードクラウド会計を使った経理で月次決算の早期化

クラウド会計ソフトをうまく使いこなせば、従来よりも効率よくスピーディに月次決算を行うことが可能です。導入メリットが大きいクラウド会計ソフトですが、効果的に使いこなすためには覚えておくべき点もあります。今回は代表的なクラウド会計ソフトのひとつマネーフォワードクラウド会計(MFC会計)を使って従業員数1名〜5名程度の法人が効率的に月次決算を行うコツをご紹介します。

マネーフォワードクラウド会計とは

3大クラウド会計ソフトの1つとして人気のマネーフォワードクラウド会計については、以前のコラム「クラウド会計を導入すべきか? クラウド会計のメリットとデメリットについて解説」でもご紹介しました。法人であれば月額2,980円(税抜・スモールビジネスプラン)で利用できます。基本料金だけで、会計、給与計算、請求書作成、経費精算それぞれのソフトをセット利用できるのが強みです。

マネーフォワードクラウド会計で効率よく月次決算を行うポイント

1)データ連携できるものはどんどんデータ連携すること

事業で使用する銀行口座の入出金履歴やクレジットカードの利用明細などは可能な限りデータ連携してしまいましょう。所有する銀行口座とクレジットカードはすべてデータ連携するのが理想的です。オンラインでの手続きは不可欠ですので、インターネットバンキングが可能な口座を用意します。クレジットカードもすべて連携するために、個人名義でなく法人名義のクレジットカードを作って公私を区別しましょう。

2)給与計算には必ずマネーフォワードクラウド給与を

毎月の給与計算が代表者を含めた2〜3名程度の法人の場合、扱いに慣れたエクセル等で給与計算を済ませてしまいがちです。しかし不慣れな人間がエクセルで行う給与計算には大方ミスが生じています。計算の誤りを正したり、ミスのあった給与の差額を手渡したりする作業はとても無駄です。せっかく基本料金内で給与計算ソフトも使えるのですから、MFC給与の活用をおすすめします。MFC給与を使えば給与計算のデータが自動でMFC会計に連動しますから、一石二鳥です。

3)見積書、請求書はマネーフォワードクラウド請求書で発行する

見積書や請求書も同様にエクセルで作成していませんか。エクセルは担当者が自由にフォーマットを改変できますから、多くの方にとって使いやすいソフトなのも事実です。しかし、エクセルでは、古い見積書・請求書を利用して新しい内容を上書き保存してしまうことがしばしば起こります。過去の請求書データが消えてしまうなどのミスが頻発してしまいます。そのため、請求書を紙に印刷して保存しておくなどの余計な作業が必要になるのです。請求書の専門ソフトであるMFC請求書なら、古い請求書データが消えてしまうようなミスが起こりづらい仕様になっています。また、給与と同じく、請求書データもMFC会計と連携しています。取引先ごとに補助科目を使って連動させることができるので、債権管理も行いやすくなります。

4)なるべく現金取引をしない

現金取引はMFC会計にデータ連動で取り込むことができません。経理処理するうえで非効率になりがちですから、なるべく現金取引の数を減らしたいものです。現金取引のうち、収入に関しては売上金の現金回収をしないよう取引先に協力をお願いしなければなりません。あらかじめ周知しておきましょう。支出に関しては、経費の支払いをできる限り法人名義のクレジットカードや銀行振込で行うことを徹底させます。

5)それでも発生する現金取引はマネーフォワードクラウド経費で精算

コインパーキング代など、どうしても発生する現金取引もあるでしょう。このような経費の支払いのため、小口現金を用意する会社もあるかもしれません。しかしそれでは小口現金の管理が必要になり、非効率で面倒です。社長を含め、社員の支出した経費はMFC経費を使って精算します。支払いをした社員それぞれが経費のレシートの写真を撮影、MFC経費のアプリで精算申請を行います。会社は申請を承認し、申請された金額を銀行口座に振り込むか、給与支払い時に精算して給与口座に振り込むといいでしょう。

6)公私の区別はしっかりと

MFC会計は銀行口座やクレジットカードの明細から自動で仕訳処理ができます。これは明細の摘要欄の文字列から勘定科目を推測するなど、過去の仕訳を学習しているからです。ところが、取引のなかに私的な支出が混ざっている可能性がでてくると、話はややこしくなります。せっかくMFC会計が取引の勘定科目を自動で提案しても、担当者がその都度「私的な支出かもしれない」と判断する必要が出てくるためです。MFC会計を使って経理を効率化するコツは、人間の判断を要する取引の削減です。公私を明確に区別することが要になります。収入や支出に関して、「すべてが法人の売上・経費」と明言できるようにしておかなくてはせっかくのクラウド会計のデータ連携も意味がありません。

7)レシートがあれば領収書は不要

経費はレシートがあれば領収書は不要です。むしろ領収書では購入物品の細目が分からないことが多く経理の効率化の妨げになります。領収書なら細目が書かれないから私的支出を経費にしてもバレないという話をよく聞きますが、このような考え方は会社経営においては百害あって一利なしです。忘れましょう。

まとめ

以上がマネーフォワードクラウド会計を活用して月次決算を効率化するコツとなります。
毎月の決算業務の早期化にお役立てください。



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