請求管理代行

請求管理代行とは

売上や注文の情報をお預かりして、取引先へ請求書を発行するサービスです。請求書を作る仕事だけに加え、取引から代金回収までの流れを管理する仕事もご相談いただけます。

一般的な企業間取引では、商品・サービスの提供後に代金を受け取ります。契約で決めた期間の取引をまとめて請求するため、締め、発行、送付、入金確認、消込までを管理します。

請求書の発行は、基本的に月1回です。飲食業など、月に複数回発行する場合は別途対応します。

請求内容を確定する際には、取引先ごとに商品の納品やサービス完了の基準を確かめます。基準が曖昧な場合は、共有して食い違いを防ぐ必要があります。

請求書には通し番号を付け、仕様をそろえて管理します。担当者・商品ごとの請求や締め日の違いにも対応できるようにし、再発行するときは同じ内容が複数枚あることを明示します。

送付前の確認は責任者の仕事です。確認後にデータまたは郵送で送り、郵送では一般書留・簡易書留・レターパックプラスなど、対面配達や追跡・補償のある方法を検討します。データで送る場合は、メールアドレスや原本郵送の必要性も確認します。

入金確認では、請求書に記載した口座の入金を予定日・予定額と照合します。確認が必要なのは、名義や金額が異なる場合や、期日までに入金がない場合です。取引先ごとの期日と金額をリストで管理し、期日前の入金にも対応できるようにします。

営業担当が外回りの後に請求書を作っている、月末に経理の残業が続く、請求漏れや誤った請求がある、経理をまとめて任せたいといった場合にご相談ください。

経理担当者は、日次の現金出納・経費精算・伝票整理、月次の給与・社会保険料計算・月次決算・予算実績管理、年次の決算・申告・賞与なども担っています。請求管理に使う時間を減らすことで、他の仕事へ時間を回せます。

営業担当は営業へ、経理担当は他の経理業務へ時間を使えます。発行漏れや請求ミスを減らし、取引先との信頼を損なうリスクを抑えます。一般的な請求管理には与信審査、督促、代金回収も含まれるため、委託する範囲の確認が必要です。

外注によって社内にノウハウが蓄積しにくくなり、切り替え時にはルールの周知や調整の手間がかかります。社内に残す仕事の分担と、複数の担当者での知識共有が必要です。社内報や全体会議で新しいルールを伝え、質問する相手も明らかにします。

どの仕事にどれだけ時間を使っているかを調べ、必要な業務を整理します。「請求管理」「入金管理」「代金回収」など、依頼先によって分け方が異なるため、サービスの中身と処理の速さを確認します。

見積もりでは初期費用、手数料、月額固定費、保証料などを含め、毎月・毎年の費用を確かめてください。料金体系にも違いがあります。

表示価格だけで決めず、追加料金、担当者の専門知識、対応ソフト、データ管理、守秘義務を確認します。当社の料金は請求管理の料金表をご覧ください。