電子帳簿保存法は1998年7月に施行され、その後に改正が行われてきました。2022年1月施行の改正による電子取引データ保存の義務化には、2023年12月31日までの猶予期間がありました。2024年1月からは、電子取引データをデータのまま保存することが義務になっています。
保存するデータの区分
一定の条件を満たした帳簿・書類の電子保存を認める制度です。対象には、会計ソフトで作成した仕訳帳や決算書の電子帳簿保存、紙の領収書・請求書を読み取るスキャナ保存、電子決済・メール・EDIなどの電子取引データ保存があります。
電子取引で受け取った取引情報は、原則としてデータのまま要件に沿って保存します。保存する電子取引データの範囲は、従来書面で保存していた取引情報と同じです。
可視性の確保
保存場所に電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタと操作説明書を備え、整然とした形式で明瞭に、速やかに画面表示・印刷できるようにします。
検索では、取引年月日・金額・取引先を条件にでき、日付・金額の範囲指定と、2以上の項目を組み合わせた指定ができることが要件です。
電子取引データのダウンロードの求めに応じられ、次のいずれかに当たる場合は、検索要件が不要になります。
- 基準期間（個人は前々年、法人は前々事業年度）の売上高が5,000万円以下である
- 電子取引データを出力した書面を日付・取引先ごとに整理し、提示・提出の求めに応じられる
真実性の確保
次のいずれかの措置を行います。
- 相手方がタイムスタンプを付けた電子取引データを受け取る
- 受領後速やかに、または事務処理規程を定めて業務の処理に係る通常の期間を経過した後速やかに、タイムスタンプを付ける
- 訂正・削除の履歴が残るか、訂正・削除ができないシステムで受渡し・保存を行う
- 正当な理由がない訂正・削除を防ぐ事務処理規程を定め、その規程に従う
タイムスタンプは、その時刻以前に文書が存在し、その後に改ざんされていないことを証明するものです。要件を満たすクラウドサービスで受け取ったデータをそのシステムへ保存する方法や、事務処理規程を作る方法もあります。
保存のルールに対応できない場合
要件に従って保存できないことについて、所轄税務署長が相当の理由を認める場合は、猶予措置の対象になります。電子取引データと、そのデータを出力した書面の提示・提出の求めに応じられることが条件です。
この条件を満たす場合は、保存要件に従わずに電子取引データを保存できます。事前申請は不要です。小規模な会社やデジタル化が難しい会社も、自社の保存方法とシステムを確認してください。
参考資料は『中小企業のための電子取引データ・電子インボイス』（松﨑啓介）と、国税庁の令和6年1月からの電子取引データの保存方法です。