外注後の誤りや遅れ、追加費用の原因は、依頼先の選定や契約内容、連絡の方法にある場合があります。契約前に確認できることもあるため、失敗例から依頼の条件を考えておきます。
よくある失敗例
経験や評判を十分に確認せずに依頼先を選ぶと、処理の質が下がり、エラーや遅れにつながります。連絡が不十分な場合は、必要な条件や進捗への理解が食い違い、問題の解決が遅れることもあります。
サービス範囲や料金が曖昧な契約は、揉め事や追加費用の原因です。外注先の処理方法が自社の仕事に合わない場合も、業務が混乱して効率を損ないます。
目的と条件を決める
経理全体を頼むのか、特定の仕事だけを頼むのか、目的を明らかにします。契約で確認するのは、サービス範囲、料金、納期、品質基準、契約期間です。詳細まで依頼先とすり合わせてください。
依頼先の経験を確かめる
評判と実績、自社に必要な仕事を行えるかを調べます。インターネット、イベントやセミナー、業界やコンサルタントからの情報収集に加え、直接話して比較する方法もあります。短期契約の場合は、契約後のサポートも確認してください。
連絡の方法と時間を決める
電話、ビジネスチャット、メールのどれを使うか、営業時間や特定の時間帯、週末など、いつ連絡できるかを決めます。定期会議の日時と参加者、報告の頻度・提出期限、課題を共有する方法も確認します。
進捗・タスク管理のツールを使い、処理がどこまで進んでいるかを追えるようにします。緊急時に使う連絡手段も決めておきます。
継続できる条件を確認する
明確な料金体系で予算に収まるか、追加の費用や条件がないかを確認します。会社の成長に合わせて依頼する業務を増やせるかも、継続して付き合う際の判断材料です。
経理代行のご相談では、現在の業務と依頼したい範囲をお聞きして、分担と見積もりを提案します。